Audit de conformité pour agences immobilières
Contrôle DGCCRF, Tracfin, RGPD, litige avec un client : une agence immobilière doit pouvoir prouver sa conformité à tout moment.
Dans ce but, AUMANS AVOCATS réalise de longue date des audits de conformité pour les agences immobilières et réseaux de mandataires afin d’identifier les risques juridiques avant qu’ils ne se transforment en sanction ou en contentieux.
Un tel audit peut également être diligentée avant un rachat d’agence immobilière ou d’un réseau de mandataires ou encore avant une prise de participation dans une telle structure.
Qu'est-ce qu'un audit de conformité pour une agence immobilière ?
L’audit de conformité est un examen juridique méthodique de l’activité de l’agence immobilière ou du réseau de mandataires. Il passe en revue les documents et les pratiques quotidiennes de l’agence auditée puis les confronte aux textes applicables, au premier rang desquels la loi Hoguet et son décret d’application, etc. Il aboutit à un diagnostic et à un plan d’action concret.
Contrairement à une intervention en urgence après un litige ou un contrôle, l’audit est une démarche préventive : il doit permettre de corriger les défauts de conformité avant qu’il ne soit trop tard.
Pourquoi faire auditer la conformité d’une agence ?
Le secteur de l’immobilier est l’un des plus encadrés en matière de protection du consommateur, de lutte contre le blanchiment et de protection des données.
Les contrôles se multiplient et les conséquences d’un manquement peuvent être lourdes : sanctions administratives, mise en cause de la responsabilité professionnelle, nullité ou contestation d’un mandat ou d’une vente, perte de la commission, atteinte à la réputation.
Un audit préventif permet de :
anticiper un contrôle de la DGCCRF ou d’une autre autorité ;
sécuriser les mandats, voire les avant-contrats, qui sont la base des commissions de l’agence immobilière ;
réduire l’exposition de l’agence immobilière au contentieux avec les clients, les confrères, les collaborateurs, les autorités de contrôle (DGCCRF / DDPP, CNIL, URSSAF, etc.) ;
préparer sereinement une cession, un rapprochement ou l’entrée d’un investisseur, à l’occasion desquels la conformité de l’agence est systématiquement examinée ;
structurer les procédures internes de l’agence pour que chaque collaborateur applique les mêmes règles et que l’agence gagne en efficacité.
Les points examinés lors de l'audit
Conditions d'exercice de l'activité
Nous vérifions la validité et la cohérence de la carte professionnelle, de la garantie financière et de l’assurance de responsabilité civile professionnelle, ainsi que le respect de l’obligation de formation continue.
Nous examinons également la situation de vos collaborateurs, négociateurs salariés et agents commerciaux indépendants au regard des attestations et des habilitations requises.
Mandats, avant-contrats et documents contractuels
Nous contrôlons vos mandats de vente, de recherche et de location, de gestion : mentions obligatoires, durée, clauses d’exclusivité, conditions de rémunération, formulaires de rétractation, tenue du registre des mandats, respect des règles applicables au démarchage et à la vente hors établissement.
Nous pouvons également passer en revue vos modèles de compromis, promesses et autres avant-contrats ainsi que vos conditions générales.
Honoraires, affichage et publicité
L’information du consommateur sur vos honoraires fait l’objet d’une réglementation précise : affichage en agence, mentions dans les annonces, barèmes, etc.
Nous auditons votre vitrine, votre site internet et vos annonces, y compris les mentions liées au diagnostic de performance énergétique (DPE), source croissante de litiges.
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme (LCB-FT)
Les professionnels de l’immobilier sont soumis à des obligations de vigilance dans le cadre de la LCB-FT : identification des clients et des bénéficiaires effectifs, classification des risques, procédures internes, conservation des documents, déclaration de soupçon auprès de Tracfin, application des mesures de gel des avoirs.
Nous évaluons votre dispositif existant et identifions ses lacunes.
Protection des données personnelles (RGPD) et démarchage
Une agence traite quotidiennement des données de vendeurs, d’acquéreurs, de bailleurs et de locataires qui rentrent dans le cadre du RGPD.
Nous vérifions votre registre des traitements, vos mentions d’information, la gestion du consentement, vos durées de conservation et vos pratiques de prospection commerciale, notamment téléphonique.
Information du consommateur et médiation
Nous contrôlons le respect de vos obligations d’information précontractuelle et la mise en place du dispositif de médiation de la consommation.
Comment se déroule l'audit ?
Échange de cadrage : nous définissons avec vous le périmètre de l’audit selon la taille de votre agence, votre activité (transaction, gestion locative, syndic) et vos enjeux.
Collecte des documents : mandats, avant-contrats, conditions générales, procédures internes, supports de communication, documents relatifs à la carte professionnelle, à la garantie et à l’assurance.
Analyse juridique : examen approfondi, point par point, au regard des textes et de la jurisprudence en vigueur.
Rapport de conformité : un document synthétique qui classe les risques par niveau de gravité et par thème.
Plan d’action et restitution : nous présentons nos conclusions et vous remettons nos recommandations, avec, bien évidemment, la possibilité de vous accompagner dans leur mise en œuvre (reprise de l’existant, rédaction de modèles, procédures, formation des équipes, hotline, etc.).
À qui s'adresse cet audit ?
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aux agences immobilières indépendantes ;
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aux franchiseurs et franchisés ;
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aux réseaux de mandataires ;
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aux dirigeants / associés d’agence immobilière ou de réseau de mandataires préparant une cession ou un rapprochement, pour sécuriser la valorisation de leur structure et anticiper les demandes de l’acquéreur ;
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aux investisseurs envisageant le rachat d’une agence immobilière ou d’un réseau de mandataires ou une prise de participation dans une agence immobilière ou dans un réseau de mandataires.
La pratique d’AUMANS Avocats en la matière
Notre cabinet accompagne depuis près de 30 ans les professionnels de l’immobilier titulaires de la carte T (transaction).
Du fait de cette pratique, nous connaissons les réalités du métier d’agent immobilier, ses évolutions, ses points de contrôle habituels des autorités et les sources les plus fréquentes de contentieux.
Fort de notre connaissance du métier d’agent immobilier et accompagnant son évolution depuis le début des années 2000 (développement des réseaux de mandataires, digitalisation du métier, etc.), nos recommandations visent à être pleinement opérationnelles.
Nous proposons en outre un suivi de nos clients dans la durée : mise à jour de leurs documents au fil du temps, conseil au quotidien en fonction de leurs besoins, assistance en cas de contrôle ou de litige, etc.
Contacter AUMANS AVOCATS
Vous souhaitez faire le point sur la conformité de votre agence immobilière / réseau de mandataires ou vous préparez à un contrôle, une convocation devant la Commission nationale des sanctions, une cession ou un achat d’agence immobilière / réseau de mandataires ?
Nous nous tenons à votre disposition pour évoquer avec vous vos besoins en la matière.
Questions fréquentes
Un audit de conformité est-il obligatoire pour une agence immobilière ?
Aucun texte n'impose un audit en tant que tel, mais toute agence immobilière est tenue de respecter l'ensemble de ses obligations légales et de pouvoir démontrer, en cas de contrôle, qu’elle a pris les dispositions en ce sens. Un audit permet donc de faire un point sur la situation réglementation de l’agence immobilière et de prendre les dispositions nécessaires en fonction des résultat de l’audit.
Que se passe-t-il en cas de contrôle de la DGCCRF ?
Les agents de contrôle peuvent demander la communication de multiples documents de l’agence immobilière (carte professionnelle, assurance, attestations des négociateurs, mandats, registre des mandats, dossiers de vente, barème d’honoraires, publicités, procédures LCB-FT, RGPD, droit de la consommation, etc.) et relever des manquements. Ces contrôles peuvent déboucher sur des poursuites (Commission nationale des sanctions, juridictions pénales, CNIL, etc.).
Combien de temps dure un audit ?
La durée dépend de la taille de l'agence immobilière et/ou du réseau de mandataires, de la diversité de ses activités et de la rapidité avec laquelle les documents nous sont transmis. Nous vous indiquons un calendrier précis dès l'échange de cadrage.
L'audit est-il utile avant la vente de mon agence ?
Oui. Un acquéreur ou un investisseur examinera la conformité de l'agence lors de ses vérifications. Un audit réalisé en amont permet de corriger les défauts, de sécuriser la négociation et de défendre la valeur de l'agence.
Un audit pré-acquisition se justifie également pleinement pour bien appréhender la société cible.
Faut-il refaire l'audit régulièrement ?
La réglementation évolue régulièrement (loi Hoguet, LCB-FT, protection des données, etc.). Une revue périodique, accompagnée d'une veille, peut effectivement permettre de maintenir la conformité dans le temps.
Nous nous tenons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous pourriez souhaiter en la matière.
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Nos annonces
Pour le compte de nos clients, notre cabinet met en ligne :
- les cartes d’agent commercial,
- les agences immobilières
à vendre ou faisant l’objet d’une recherche de la part de nos clients.
Quelles sont les conséquences d'un manquement aux obligations LCB-FT ?
Les manquements aux obligations de vigilance et de déclaration peuvent donner lieu à des poursuites et des sanctions administratives, voire pénales.