DPO externalisé : accompagnement RGPD et délégué à la protection des données
DPO externalisé : organiser et piloter durablement la conformité RGPD
AUMANS AVOCATS intervient depuis 2018 comme DPO externalisé – Délégué à la protection des données – auprès d’entreprises, de groupes français et internationaux, d’organismes publics et d’acteurs exerçant dans des secteurs fortement réglementés.
Le recours à un DPO externalisé permet à une organisation de disposer de compétences spécialisées en matière de protection des données sans nécessairement créer une fonction interne dédiée.
Placé au cœur de la gouvernance des données, le DPO informe et conseille l’organisation, contrôle le respect de la réglementation, accompagne les projets présentant des enjeux en matière de données personnelles et constitue un interlocuteur privilégié de la CNIL ou des autorités de protection des données ainsi que des personnes concernées.
AUMANS AVOCATS conçoit ainsi la fonction de DPO externalisé comme un accompagnement juridique, opérationnel et stratégique dans la durée, adapté aux activités, à l’organisation et au niveau de risque de chaque client.
Confier cette mission à AUMANS AVOCATS, cabinet d’avocats reconnu en droit de la protection des données et IT/DATA, garantit une approche intégrée, confidentielle et stratégique.
Le cadre applicable à la designation d’un DPO
Quand la désignation d’un DPO est-elle obligatoire ?
L’article 37 du RGPD prévoit plusieurs situations dans lesquelles la désignation d’un délégué à la protection des données est obligatoire.
Suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle
La désignation d’un DPO est également obligatoire lorsque les activités de base du responsable du traitement ou du sous-traitant consistent en des opérations qui, en raison de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, exigent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées.
Cette situation peut notamment concerner certaines activités reposant sur l’observation des comportements, le profilage, la géolocalisation, la surveillance ou le suivi continu des utilisateurs.
Pourquoi désigner volontairement un DPO ?
En dehors des hypothèses dans lesquelles sa désignation est obligatoire, le RGPD permet aux responsables du traitement et aux sous-traitants de désigner volontairement un DPO.
Cette désignation peut être particulièrement pertinente lorsqu’une organisation :
- met en œuvre de nombreux traitements de données personnelles ;
- traite des données sensibles ou stratégiques ;
- développe des projets numériques complexes ;
- utilise des technologies innovantes ou des systèmes d’intelligence artificielle ;
- réalise des opérations de profilage ou de surveillance ;
- travaille pour des clients imposant des standards élevés de conformité ;
- est particulièrement exposée au risque cyber ou réglementaire.
La désignation d’un DPO permet alors de structurer la gouvernance des données et d’installer un dispositif permanent de suivi de la conformité.
Autorités et organismes publics
Un DPO doit en principe être désigné lorsque le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public, sous réserve de l’exception prévue pour les juridictions agissant dans l’exercice de leur fonction juridictionnelle.
Traitement à grande échelle de données sensibles
Un DPO doit également être désigné lorsque les activités de base de l’organisme consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données visées à l’article 9 du RGPD, telles que les données concernant la santé, les données biométriques ou génétiques, ou de données relatives aux condamnations pénales et infractions visées à l’article 10.
Le traitement de données sensibles n’entraîne donc pas, à lui seul, une obligation systématique de désigner un DPO : les conditions prévues par l’article 37 doivent être appréciées au regard de la nature et de l’échelle des traitements concernés.
Le DPO peut-il être externalisé ?
Oui. L’article 37 § 6 du RGPD prévoit expressément que le DPO peut être un membre du personnel de l’organisme ou exercer ses missions sur la base d’un contrat de service.
Le RGPD permet ainsi de confier la fonction de DPO à un prestataire externe disposant des compétences et des garanties nécessaires à l’exercice de cette mission.
L’externalisation permet notamment d’accéder à une expertise spécialisée, de bénéficier d’un regard extérieur sur les pratiques de l’organisation et d’adapter les ressources consacrées à la fonction DPO aux besoins réels de l’organisme.
Elle peut concerner aussi bien des PME et entreprises en croissance que des groupes internationaux ou des organisations disposant déjà d’équipes juridiques, conformité, IT ou cybersécurité.
Quelles sont les missions du DPO prévues par le RGPD ?
L’article 39 du RGPD définit les missions minimales du délégué à la protection des données.
Informer et conseiller l’organisation
Le DPO informe et conseille le responsable du traitement ou le sous-traitant ainsi que les collaborateurs qui réalisent des traitements de données personnelles sur les obligations résultant du RGPD et des autres règles européennes ou nationales applicables.
Cette mission implique notamment de pouvoir analyser les nouveaux projets et d’identifier suffisamment tôt leurs conséquences en matière de protection des données.
Conseiller sur les analyses d’impact – AIPD
Lorsque les caractéristiques d’un traitement sont susceptibles d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, une analyse d’impact relative à la protection des données peut être requise conformément à l’article 35 du RGPD.
Le DPO conseille l’organisation sur la réalisation de ces analyses et en vérifie l’exécution.
Il peut notamment accompagner la détermination de la nécessité d’une AIPD, la méthodologie retenue, l’analyse des risques, l’identification des mesures permettant de les réduire et le suivi des recommandations formulées.
Être un interlocuteur des personnes concernées
Les personnes concernées peuvent contacter le DPO pour toute question relative au traitement de leurs données personnelles et à l’exercice des droits que leur reconnaît le RGPD.
Le DPO participe ainsi à l’organisation et au suivi des procédures permettant de traiter les demandes d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation ou de portabilité lorsque ces droits sont applicables.
DPO et responsabilité : qui est responsable de la conformité ?
La désignation d’un DPO ne transfère pas au délégué la responsabilité juridique de la conformité de l’organisation.
En application du principe d’accountability, et notamment de l’article 24 du RGPD, il appartient au responsable du traitement de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées permettant d’assurer et de démontrer la conformité des traitements.
Le DPO exerce une fonction de conseil et de contrôle. Il formule des avis et recommandations, accompagne l’organisation et évalue son dispositif de conformité.
Cette distinction est essentielle à une gouvernance efficace : le DPO éclaire et contrôle ; l’organisation demeure responsable de ses décisions et de ses traitements.
Contrôler le respect du RGPD
Le DPO contrôle le respect du RGPD, des autres dispositions applicables en matière de protection des données et des politiques et procédures internes de l’organisation.
Cette mission de contrôle porte également sur la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation des collaborateurs ainsi que sur la réalisation d’audits.
Le DPO contribue ainsi à évaluer dans la durée le niveau de conformité de l’organisation et à identifier les mesures correctrices ou les actions prioritaires à mettre en œuvre.
Coopérer avec la CNIL
Le DPO coopère avec l’autorité de contrôle et constitue son point de contact pour les questions relatives aux traitements de données personnelles.
Cette mission prend une importance particulière lors d’une demande adressée par la CNIL, d’un contrôle, d’une consultation préalable, d’une violation de données, d’une plainte ou d’une réclamation, ou plus généralement d’un échange avec l’autorité de contrôle.
Une fonction indépendante au sein de l’organisation
Le rôle particulier du DPO explique les garanties prévues par l’article 38 du RGPD. Le responsable du traitement ou le sous-traitant doit veiller à ce que le DPO soit associé de manière appropriée et en temps utile à toutes les questions relatives à la protection des données personnelles.
Le DPO doit disposer des ressources nécessaires à l’exercice de ses missions, avoir accès aux données et aux opérations de traitement pertinentes et pouvoir entretenir son niveau d’expertise. Il doit également exercer ses missions en toute indépendance.
il ne reçoit pas d’instructions concernant l’exercice de ses missions de DPO ;
il ne peut être sanctionné ou relevé de ses fonctions en raison de l’exercice de celles-ci ;
il doit pouvoir rendre compte directement au niveau le plus élevé de la direction ;
il est soumis à une obligation de confidentialité ou de secret professionnel dans les conditions prévues par les textes applicables.
Cette indépendance n’isole pas le DPO de l’organisation. Elle suppose au contraire qu’il soit intégré suffisamment tôt aux projets et qu’il puisse dialoguer directement avec les équipes opérationnelles et la direction.
Prévenir les conflits d’intérêts
Le DPO peut exercer d’autres fonctions, mais celles-ci ne doivent pas entraîner de conflit d’intérêts. Il ne doit notamment pas se trouver dans une situation dans laquelle il déterminerait lui-même les finalités ou les moyens d’un traitement qu’il serait ensuite chargé de contrôler.
L’existence d’un conflit d’intérêts doit être appréciée concrètement au regard des missions exercées, de l’organisation concernée et des traitements mis en œuvre.
Cette exigence concerne aussi bien les DPO internes que les DPO externalisés et suppose une organisation claire des fonctions, des responsabilités et, lorsque cela est nécessaire, des mécanismes de déport.
AUMANS AVOCATS accompagne les organisations dans l’identification et la prévention de ces situations afin de préserver l’indépendance et l’effectivité de la fonction de DPO.
Le recours à un cabinet d’avocats DPO externalisé comme AUMANS AVOCATS garantit une approche juridique et stratégique.
Quelles sont les missions du DPO externalisé au quotidien ?
La mission est adaptée à la taille, au secteur d’activité, à l’organisation et au niveau de maturité de chaque client. AUMANS AVOCATS peut notamment intervenir pour :
réaliser un audit initial de conformité ;
cartographier les traitements de données personnelles ;
établir, revoir et tenir à jour le registre des activités de traitement ;
définir une feuille de route de conformité ;
analyser les bases juridiques des traitements ;
revoir les mentions d’information et politiques de confidentialité ;
organiser l’exercice des droits des personnes ;
analyser les durées de conservation ;
mettre en œuvre les principes de privacy by design et privacy by default ;
conseiller sur les AIPD et en contrôler l’exécution ;
analyser les contrats conclus avec les sous-traitants au regard de l’article 28 du RGPD ;
- encadrer les transferts internationaux de données ;
accompagner la mise en place des clauses contractuelles types et des analyses d’impact relatives aux transferts ;
analyser les nouveaux produits, projets numériques et traitements ;
accompagner les projets utilisant des systèmes d’intelligence artificielle ;
participer aux comités Data, IT, sécurité, conformité ou innovation ;
former et sensibiliser les collaborateurs ;
organiser et réaliser des audits internes ;
traiter les demandes et réclamations des personnes concernées ;
accompagner la gestion des violations de données ;
assurer les relations avec la CNIL ;
organiser une veille juridique et réglementaire.
L’objectif n’est pas seulement de constituer une documentation RGPD, mais de faire vivre un système de gouvernance effective de la protection des données adapté aux activités réelles de l’organisation.
DPO, violations de données et gestion de crise
Une violation de données peut nécessiter une mobilisation immédiate des équipes juridiques, IT, cybersécurité, communication et direction générale. Le DPO doit pouvoir être associé rapidement à l’analyse de l’incident.
AUMANS AVOCATS accompagne ses clients notamment pour :
qualifier juridiquement l’incident ;
déterminer les catégories de données et de personnes concernées ;
apprécier les risques pour les droits et libertés des personnes ;
documenter l’analyse réalisée ;
examiner la nécessité d’une notification à la CNIL dans les conditions de l’article 33 du RGPD ;
examiner la nécessité d’une communication aux personnes concernées dans les conditions de l’article 34 ;
coordonner les obligations applicables avec les engagements contractuels de l’organisation ;
suivre les actions de remédiation ;
tirer les enseignements de l’incident pour améliorer les procédures internes.
Un DPO associé aux nouveaux projets
L’article 38 du RGPD exige que le DPO soit associé de manière appropriée et en temps utile aux questions relatives à la protection des données.
Cette intervention en amont est particulièrement importante pour les projets impliquant :
de nouvelles technologies ;
l’intelligence artificielle ;
des traitements de données sensibles ;
le profilage ;
des outils de surveillance ;
des applications ou plateformes numériques ;
des objets connectés ;
des traitements à grande échelle ;
des transferts internationaux de données ;
de nouveaux usages de données existantes.
L’intervention du DPO dès la conception du projet permet d’intégrer les exigences de protection des données dans les choix juridiques, organisationnels et techniques et de mettre en œuvre les principes de privacy by design et de privacy by default.
Un DPO au service de la gouvernance et de la direction
La protection des données est désormais un sujet de gouvernance. Le RGPD prévoit d’ailleurs que le DPO rend directement compte au niveau le plus élevé de la direction.
AUMANS AVOCATS peut mettre en place un reporting périodique permettant notamment de présenter :
l’état d’avancement de la feuille de route RGPD ;
les principaux risques identifiés ;
les traitements ou projets nécessitant une attention particulière ;
les AIPD réalisées ou en cours ;
les demandes d’exercice de droits ;
les incidents et violations de données ;
les audits réalisés ;
les actions de sensibilisation et de formation ;
les évolutions réglementaires ;
les priorités de conformité pour la période suivante.
Un rapport d’activité du DPO peut également être présenté périodiquement à la direction afin de mesurer l’évolution du niveau de maturité de l’organisation.
Confier à AUMANS AVOCATS le rôle de DPO externalisé vous garantit le secret professionnel, une expertise juridique transversale et une anticipation éventuelle des contrôles
Pourquoi confier la fonction de DPO externalisé à AUMANS AVOCATS ?
Une expertise spécialisée en protection des données
AUMANS AVOCATS est un cabinet disposant d’une expertise pointue en protection des données. A ce titre, le cabinet est classé par LEGAL 500. Il intervient quotidiennement sur les problématiques liées au RGPD, aux données personnelles, à la cybersécurité et aux nouvelles technologies.
Cette pratique permet ainsi au cabinet d’appréhender la fonction de DPO au-delà de la seule gestion documentaire et de traiter les problématiques juridiques complexes susceptibles d’apparaître au cours de la mission.
Une articulation avec les enjeux IT, IA et cybersécurité
La fonction de DPO se situe de plus en plus à l’intersection de plusieurs réglementations et problématiques techniques.
AUMANS AVOCATS accompagne ses clients sur les questions liées notamment aux systèmes d’intelligence artificielle, aux projets Data, aux contrats IT, à la cybersécurité, aux violations de données, aux transferts internationaux et aux nouvelles réglementations européennes relatives au numérique.
Le cabinet travaille, lorsque cela est nécessaire, avec les DSI, RSSI et prestataires techniques de ses clients ainsi qu’avec des experts spécialisés.
Une expérience des contrôles de la CNIL
La connaissance de la pratique des contrôles permet d’intégrer dès la conception du programme de conformité les éléments susceptibles d’être examinés par l’autorité.
AUMANS AVOCATS accompagne également ses clients lors des différentes étapes d’un contrôle: préparation de la réponse, contrôle sur pièces ou sur place, demandes complémentaires, mises en demeure et procédures contentieuses lorsque celles-ci interviennent. Et si necessaire, devant la formation restreinte de la CNIL.
Cette expérience nourrit une approche de la fonction de DPO fondée sur une conformité effective, documentée et démontrable.
Une mission de DPO externalisé adaptée à chaque organisation
Les besoins d’un groupe international, d’une PME, d’une entreprise technologique ou d’un organisme public ne sont pas identiques. La mission peut ainsi combiner :
des interventions régulières dans les locaux de l’organisation ;
un accompagnement à distance ;
la participation aux comités internes ;
une assistance continue des équipes ;
un dispositif spécifique pour les situations urgentes ;
un reporting périodique auprès de la direction ;
des audits et revues thématiques ;
des actions de formation et de sensibilisation.
L’organisation de la mission et les ressources mobilisées sont définies en fonction du volume et de la sensibilité des traitements, de la complexité de l’organisation, de son secteur d’activité et de son niveau de maturité.
AUMANS AVOCATS, DPO externalisé
AUMANS AVOCATS accompagne ses clients dans la construction et le pilotage d’une gouvernance durable de leurs données personnelles.
Notre approche associe expertise juridique, connaissance des environnements numériques, compréhension des enjeux sectoriels et expérience opérationnelle de la fonction de DPO.
Le cabinet intervient aussi bien pour mettre en place une fonction de DPO externalisé que pour renforcer un dispositif existant, accompagner un DPO interne ou intervenir sur des projets et situations présentant des enjeux particuliers en matière de protection des données.
FAQ - DPO externalisé
Quand la désignation d’un DPO est-elle obligatoire ?
La désignation d’un DPO est obligatoire dans les cas prévus par l’article 37 du RGPD, notamment pour les autorités et organismes publics, lorsque les activités de base impliquent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées, ou lorsqu’elles consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données ou de données relatives aux condamnations pénales et infractions.
Une entreprise peut-elle choisir un DPO externe ?
Oui. L’article 37 § 6 du RGPD prévoit expressément que le DPO peut être un membre du personnel ou exercer ses missions sur la base d’un contrat de service. Une entreprise peut donc confier la fonction à un DPO externalisé disposant de l’expertise, des moyens et de l’indépendance nécessaires.
Quel est le rôle d’un DPO externalisé ?
Le DPO externalisé exerce les missions prévues par l’article 39 du RGPD : informer et conseiller l’organisation, contrôler le respect du RGPD, conseiller sur les analyses d’impact et en vérifier l’exécution, coopérer avec l’autorité de contrôle et constituer un point de contact pour celle-ci ainsi que pour les personnes concernées.
Quelle différence entre un DPO interne et un DPO externalisé ?
Les missions et les garanties prévues par le RGPD sont les mêmes. Le DPO interne appartient au personnel de l’organisation, tandis que le DPO externalisé intervient sur la base d’un contrat de service. Dans les deux cas, le DPO doit disposer des compétences, des ressources et de l’indépendance nécessaires à l’exercice effectif de ses missions.
Le DPO est-il responsable de la conformité au RGPD ?
Non. Le DPO exerce une mission de conseil et de contrôle, mais la responsabilité de la conformité demeure celle du responsable du traitement ou, pour les obligations qui lui sont propres, du sous-traitant. La désignation d’un DPO ne transfère donc pas à celui-ci la responsabilité juridique des traitements mis en œuvre par l’organisation.
Comment désigner un DPO externalisé auprès de la CNIL ?
Lorsque l’organisme relève de la compétence de la CNIL, la désignation du DPO doit être déclarée auprès de celle-ci selon la procédure prévue à cet effet. L’organisation doit également veiller à ce que les coordonnées du DPO soient publiées et communiquées à l’autorité de contrôle conformément au RGPD.
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