Définition des Procédures Internes TRACFIN
Ce que l’on appelle les Procédures Internes TRACFIN de l’agent immobilier désigne un document constitué par l’agent immobilier visant à lister et expliquer à l’ensemble des membres de l’agence immobilière les procédures internes à suivre afin de se conformer à la réglementation TRACFIN au sein de l’agence immobilière en question.
Ces procédures internes sont propres à chaque agence immobilière et doivent donc être adaptées en fonction de la taille de l’agence , de son organisation, de son domaine d’activité, de sa clientèle, etc.
Une agence classique avec vitrine monosite n’aura donc pas les mêmes procédures internes TRACFIN qu’une agence multisites ou encore qu’un réseau de mandataires.
Ces procédures doivent être connues des différents collaborateurs de l’agent immobilier, laissé à leur disposition et mises à jour en tant que de besoin.
Contenu des Procédures Internes
Ces procédures abordent notamment les points suivants :
- la désignation du correspondant TRACFIN au sein de l’agence,
- la désignation du déclarant TRACFIN au sein de la même agence,
- les collaborateurs responsables de l’acceptation d’une relation d’affaires avec un nouveau client,
- l’analyse des caractéristiques et de l’identité du client,
- la détermination du niveau de risque attaché à chaque client sur la base de la cartographie des risques élaborée au sein de l’agence,
- la détermination de l’obligation de vigilance et ses différents niveaux,
- l’application de ces critères au sein de l’agence,
- le cas particulier des personnes politiquement exposées,
- la déclaration de soupçon.
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