Dans un monde axé sur la protection des données personnelles, le rôle du DPO ou délégué à la protection des données est essentiel. En effet, ce professionnel assure la conformité de l’organisation aux règles du règlement général sur la protection des données (RGPD) notamment.
Découvrez avec le Cabinet AUMANS tout ce qu’il faut savoir sur le DPO externalisé et comment choisir le professionnel qui vous accompagnera pour les prochaines années !
Qu’est-ce qu’un délégué à la protection des données ou DPO ?
Un délégué à la protection des données, plus communément connu sous l’acronyme DPO, est la personne désignée au sein d’une organisation, pour superviser et garantir la conformité aux règles et réglementations en matière de protection des données personnelles. Son rôle est essentiellement lié au règlement général sur la protection des données (RGPD), visant à renforcer la protection des données personnelles au sein de l’UE.
Il est important de rappeler que, bien que le RGPD soit une réglementation de l’Union européenne, ses implications s’étendent souvent au-delà des frontières de l’UE du fait de son champ d’application.
Quelle est la différence entre un DPO externalisé et un DPO internalisé ?
Les différences entre DPO externalisé et DPO internalisé résident principalement dans leurs statut, compétences, indépendance et leurs coûts associés.
- Contrairement au DPO internalisé, le DPO externalisé ne soulève aucun problème de conflits d’intérêts. De par son indépendance, il n’interfère pas avec les membres de son organisation. Il se concentrera ainsi exclusivement sur les questions liées à la protection des données, sans subir d’influence de la part de quiconque. Ce point le différencie du DPO internalisé, qui pourrait être tenté de prioriser certains impératifs et ainsi ne plus faire preuve d’objectivité.
- En termes d’expertise, les DPO externalisés disposent de solides compétences en droit, sécurité des systèmes d’information, management du risque, organisation et gouvernance. Ils peuvent ainsi assurer la bonne exécution des missions relatives à la protection des données. Leur formation leur permet souvent d’aller au-delà de leurs compétences.
- On remarque également qu’en termes de coût, le DPO externe peut être une solution plus économique que le DPO interne, du fait des contraintes de formation et d’expertise.
Enfin, on retiendra qu’un DPO externe exerce ses fonctions sur la base d’un contrat de service qui vient clairement définir ses missions, rôles et responsabilités. Grâce à ce contrat, la transparence de chaque engagement pris par le DPO externe vis-à-vis de l’organisation cliente est assurée.
Engager un DPO externe présente des avantages significatifs, en termes d’indépendance, d’expertise et de coûts. Un DPO externe pourra vous fournir un soutien spécialisé, impartial et transparent dans la gestion des questions liées à la protection des données. Ainsi, il constitue une option privilégiée pour toutes les organisations soucieuses de respecter les réglementations en matière de traitement des données personnelles.
Quelles sont les missions du DPO ou data protection officer ?
Le Data Protection Officer ou délégué à la protection des données a pour mission de veiller à la conformité et à la protection des données personnelles au sein d’une organisation. Ses interventions sont multiples et cruciales pour assurer une gestion adéquate des données personnelles. Il assure également le respect des droits des personnes concernées à travers le traitement de leurs données.
Ses missions sont multiples :
- Surveillance de la conformité de l’entreprise ou institution concernée aux exigences du RGPD. Le DPO doit donc avoir une connaissance pointilleuse de la réglementation en vigueur afin de conseiller et de guider la structure dans sa mise en conformité.
- Missions de sensibilisation et de conseils délivrés aux responsables du traitement des données, aux employés ainsi qu’aux parties prenantes. En tant qu’expert en protection des données personnelles, le DPO informe les responsables de traitement, les sous-traitants et les employés sur leurs obligations légales. Il est ainsi à même de leur fournir ses avis et des conseils sur les bons gestes à adopter.
- Gestion des risques liés au traitement des données personnelles et maîtrise de ceux-ci via des mesures mises en place pour les éviter. À ce titre, il surveille l’ensemble des activités de traitement des données dans l’organisation. Il doit donc être impliqué à chaque étape du cycle de vie des données personnelles et évaluer constamment les opérations de traitement. Pour ce faire, il participe aux études d’impact et supervise chaque évaluation de conformité.
- Collaboration étroite avec les autorités de contrôle, comme la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Il doit donc coopérer le cas échéant avec cette autorité notamment s’il constate une violation de données ou une situation à risque.
- Traitement des demandes des personnes concernées par le traitement des données (droit d’accès, de rectification voire de suppression des données personnelles notamment). Il s’assure ainsi que les droits de chacun sont respectés.
En résumé, le DPO a un rôle crucial pour protéger l’ensemble des données personnelles au sein d’une organisation. Il est à la fois un expert, un conseiller et un garant du respect des réglementations en matière de protection des données.
DPO RGPD : La notion d’indépendance
Peut-être vous demandez-vous à quoi fait référence la notion d’indépendance du délégué à la protection des données ?
La notion d’indépendance du DPO fait référence à sa capacité à exercer ses missions et fonctions de manière autonome et impartiale sans interférence externe. Ce point est capital, car une influence extérieure pourrait compromettre son objectivité dans le traitement et la protection des données personnelles.
On retiendra que cette indépendance est essentielle afin que le DPO agisse dans l’intérêt de la protection des données et des droits des personnes concernées.
Conformément au considérant 97 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le DPO doit exercer ses fonctions en toute indépendance. Cette obligation s’applique dès le début de la collaboration avec l’organisme concerné.
Le responsable de traitement doit scrupuleusement veiller à ce que le DPO ne reçoive aucune instruction pour exercer ses missions. Comme prévu par l’article 38§3 du RGPD, ce dernier bénéficie d’une protection et ne pourra pas être sanctionné ou licencié par l’employeur pour avoir agi de manière indépendante.
L’indépendance du DPO est essentielle pour assurer une protection adéquate des données personnelles. Qu’il soit interne ou externe, le DPO doit pouvoir exercer ses missions sans subir d’influences extérieures et sans être soumis à des conflits d’intérêts. La sélection d’un DPO externe peut constituer une solution judicieuse pour garantir cette indépendance et ainsi assurer une conformité optimale avec les réglementations en matière de protection des données.
Quand est-ce que la désignation d’un DPO est obligatoire ?
Conformément aux dispositions précitées à l’article 37 (1) du RGPD, la désignation d’un DPO est obligatoire dans trois cas de figure :
- Lorsqu’une autorité ou un organisme public assure le traitement des données personnelles. Dans un tel cas, l’organisme qui traite des données personnelles doit obligatoirement désigner un DPO. Celui-ci sera chargé d’assurer la conformité de l’organisation aux règles de protection des données.
- Dans le cas où les activités de base du responsable de traitement ou du sous-traitant exigent un suivi régulier et systématique des personnes concernées : Cela concerne les organisations qui effectuent des traitements de données à grande échelle. C’est le cas par exemple des entreprises qui ont d’importantes bases de clients ou qui utilisent des technologies de profilage intensif.
- Enfin, la mise en place d’un DPO est obligatoire lorsque les activités de base du responsable de traitement (ou du sous-traitant) consistent en un traitement à grande échelle de données sensibles ou relatives à des condamnations pénales. En effet, certaines catégories de données sont jugées comme sensibles. Elles nécessitent donc une protection accrue et efficace. Dans l’hypothèse où une entreprise traiterait à grande échelle des données sensibles, comme des données biométriques ou de santé, elle est alors tenue de nommer un DPO.
Il est important de préciser qu’en dépit de ces cas de désignation obligatoire, de nombreuses organisations et entreprises choisissent par elle-même de nommer un DPO. Ce choix est souvent volontaire et peut être un moyen efficace pour piloter leur mise en conformité avec le RGPD. De plus, cela leur permet de mieux valoriser leurs données personnelles et renforcer la confiance de leurs partenaires et clients. En bref, une solution idéale pour redorer son image de marque ou préserver une notoriété difficilement acquise.
Ainsi, il reste vivement recommandé de désigner un DPO même si cela n’est pas obligatoire, tout en documentant les motifs de cette décision.
Comment bien choisir son DPO externe ?
Avant de choisir un DPO externe pour votre organisation, il est essentiel de prendre en compte une série de critères. Vous serez ainsi en mesure de vous assurer que le délégué à la protection des données désigné remplira efficacement ses missions et assurera la conformité de votre structure au RGPD.
N’oubliez pas que le DPO, qu’il soit interne ou externe, joue un rôle majeur dans la mise en conformité au RGPD de votre organisation. Il sera chargé de contrôler la bonne application du règlement, de coordonner les mesures à prendre en compte et il participera à de nombreuses actions.
Vous devez donc vous assurer que le DPO externe choisi possède une compréhension approfondie sur l’ensemble des aspects techniques et juridiques du RGPD.
Nous vous conseillons, dans un premier temps, de vérifier si votre entreprise est dans l’obligation de désigner un DPO. Pour rappel, cette désignation est obligatoire pour les organismes publics, dans le cas de traitements réguliers et systématiques à grande échelle pour les traitements de données sensibles ou relatives à des condamnations pénales. Dans les autres cas, la désignation d’un DPO reste fortement recommandée, bien que facultative.
Votre futur DPO devra posséder des compétences affinées en matière de protection des données. Accordez une attention particulière à la formation qu’il a suivie et s’il se tient au courant des évolutions réglementaires en la matière. Il doit être capable d’agir rapidement en cas d’incident, tout en analysant avec précision chaque situation.
De plus, il devra être en mesure de s’adapter aux spécificités de votre organisation, que ce soit en termes de secteur d’activité, de taille ou de sensibilité des données traitées. Assurez-vous donc qu’il dispose d’un solide bagage pour répondre à cette mission délicate.
On retiendra que l’externalisation d’un DPO offre des avantages significatifs. Il permet d’éviter la charge d’un employé supplémentaire pour les petites entreprises et garantit un haut niveau d’expertise et d’indépendance pour les plus grandes.
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