Administrateur de biens RGPD : Les administrateurs de biens doivent être particulièrement diligents et vigilants en ce qui concerne le traitement des données personnelles qu’ils recueillent et, à ce titre, mettre en place des outils de conformité au RGPD.
L’application du RGPD depuis le 25 mai 2018 impose désormais aux responsables de traitement et à leurs sous-traitants d’être en mesure de démontrer leur conformité au RGPD, à travers le respect des obligations de transparence et d’information instaurées par la nouvelle règlementation.
De par la nature de leurs missions de gestion locative et immobilière, les administrateurs de biens traitent une grande quantité de données personnelles, tant en ce qui concerne, notamment, les propriétaires que les locataires des biens qu’ils administrent.
Ainsi, les administrateurs de biens sont amenés à avoir connaissance de multiples données personnelles via les nombreux dossiers de candidats locataires qu’ils reçoivent. Ils ont également pour mission la gestion des loyers et des garanties ainsi que l’entretien des biens qu’ils administrent.
Les administrateurs de biens doivent donc, entre autres :
- tenir un registre des traitements de données personnelles avec des fiches dédiées pour chaque traitement réalisé,
- établir des avenants aux contrats avec leurs sous-traitants lorsque ces derniers sont amenés à prendre connaissance de données personnelles,
- tenir un référentiel des durées de conservation des données qu’ils sont amenés à traiter,
- mettre en place des analyses d’impact si nécessaire,
- prévoir une procédure d’archivage et d’effacement une fois les délais de conservation arrivés à leur terme. Cette procédure d’effacement est particulièrement importante au regard du nombre conséquent de données personnelles que les administrateurs de biens traitent (candidats à la location et anciens locataires, notamment),
- déterminer la raison pour laquelle chaque traitement de données personnelles est mis en place (finalité du traitement) ou encore le fondement juridique autorisant ledit traitement (base légale du traitement),
- désigner un DPO, etc.
Enfin, en qualité d’employeur, il est conseillé aux administrateurs immobiliers de développer les outils suivants à destination de leurs employés :
- Charte Informatique et Libertés,
- engagement de confidentialité,
- procédure interne en cas de violation de données,
- formation et sensibilisation.
De telles diligences permettent d’informer les employés quant à leur rôle mais également de démontrer les précautions mises en place en cas de contrôle de la CNIL.
La CNIL a d’ailleurs publié en août 2020 une charte des contrôles qui rappelle la nécessité d’une démarche proactive de mise en conformité des administrateurs de biens en matière de RGPD.
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